Dein Arbeitsablauf wird stark von Deinen Entscheidungen darüber bestimmt, was Du jede Woche, jeden Tag und in jedem Moment zu tun gedenkst. ZTD bringt den unstrukturierten, von Augenblick zu Augenblick orientierten Arbeitsprozess von GTD in eine optimale Form. Die dritte Gewohnheit von ZTD: Das Planen.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Alle Teile der Serie im Überblick

Warum solltest Du Dich besser strukturieren und den Tages- und Wochenablauf planen? Weil Du ansonsten den Launen des Tages ausgesetzt bist, und nur auf das reagierst, was sich Dir gerade in den Weg stellt, anstatt zu entscheiden, was Dir wichtig ist, und was Du wirklich erreichen möchtest. Übernimm die Kontrolle über Deinen Tagesablauf, anstatt Dich von den Bedürfnissen, Wünschen und Prioritäten anderer beeinflussen zu lassen.

Der unstrukturierte Ansatz von GTD, nach dem man von Augenblick zu Augenblick entscheidet, funktioniert bei manchen Menschen hervorragend. Für die anderen aber, die mehr Struktur benötigen, empfiehlt ZTD den folgenden Ablauf:

Liste jede Woche die “großen Brocken” auf, die Du aus dem Weg schaffen möchtest, und reserviere Dir im Kalender als erstes Zeit für diese (dazu gleich mehr). Erstelle außerdem jeden Tag eine Liste mit ein bis drei der wichtigsten Aufgaben für den Tag (sozusagen die großen Brocken des Tages), und erledige diese konsequent. Beginne damit möglichst früh am Tag, um sicherzustellen, dass Du sie schaffst.

Das ist eine der einfachsten, aber auch eine der wichtigsten Gewohnheiten bei ZTD. Warum? Weil es dem Tag und der Woche einen Zweck verleiht. Anstatt einfach irgendwelche Aufgaben von einer Liste zu streichen, versuchst Du, die wichtigsten davon zu erledigen.

Natürlich arbeitest Du auch an anderen Aufgaben von Deiner Liste. Aber Du hältst zuerst fest, was wichtig ist und was weniger wichtig. Die wichtigen Aufgaben sind jene, auf die Du am Ende des Tages stolz zurückblicken kannst, und die Dir das Gefühl verleihen, etwas erreicht zu haben. Oft arbeiten wir hart und viel, aber wenn wir den Tag Revue passieren lassen, stellen wir fest, dass wir trotzdem nicht viel erreicht haben.

Wie eignet man sich nun diese Gewohnheit an? Hier sind ein paar Tipps:

1. Die “großen Brocken”: Zu Beginn jeder Woche (entweder Sonntag oder Montag) setzt Du Dich hin und schaust Dir deine Aufgabenliste an. Was willst Du diese Woche erreichen? Aus dieser Frage ergeben sich Deine “großen Brocken”. Diesen Ausdruck (engl. “Big Rocks”) habe ich Stephen Coveys Klassiker “7 Habits of Highly Effective People” entnommen. Diese großen Brocken musst Du zuerst in Deiner Zeitplanung berücksichtigen, die kleineren Steine und den Sand kannst Du anschliessend um die großen Brocken herum platzieren - um in der Metapher zu bleiben. Gehst Du umgekehrt vor, wirst Du für die Brocken keinen Platz mehr finden. Versuche zunächst nicht mehr als vier bis sechs große Brocken pro Woche einzuplanen. Später, wenn Du ein Gefühl dafür entwickelt hast, was Du alles erreichen kannst, kannst Du vielleicht mehr unterbringen. Versuche, mindestens ein paar Aufgaben, die Dich Deinen Jahreszielen näherbringen, so bei der Wochenplanung zu berücksichtigen.
2. Der Zeitplan: Verteile die großen Brocken in Deinem Wochenplan. Bringe sie in Blöcken von einer oder zwei Stunden unter, möglichst früh am Morgen. Nachdem für diese wichtigen Aufgaben Zeit reserviert ist, kannst Du, wenn nötig, andere Aufgaben einplanen.
3. Die wichtigsten Tagesaufgaben: Entscheide Dich jeden Morgen, was die wichtigsten Aufgaben des Tages sind. Häufig werden es die bereits gesetzten großen Brocken sein. Manchmal kann es aber auch Änderungen geben, so dass andere Aufgaben im Vordergrund stehen. Wähle etwa drei Aufgaben aus, nicht mehr. Reserviere Dir früh am Morgen Zeit dafür. Wenn Du sie erst später angehst, kommen Dir während des Tages vielleicht andere Dinge in die Quere.
4. Erledige sie. Das ist der wichtigste Teil: Bring die wichtigen Aufgaben zu Ende. Mach Dich an die wichtigste Aufgabe des Tages, gleich als erstes am Morgen, noch bevor Du Deine E-Mails prüfst. Beseitige alle Ablenkungen und konzentriere Dich nur auf diese eine Aufgabe, bis Du sie erledigt hast. Wenn Du fertig bist, hast Du Dir eine Belohnung verdient. Aber gehe trotzdem schnell zu Deiner zweiten wichtigen Aufgabe über.
5. Schau zurück und grinse zufrieden übers ganze Gesicht. Du wirst Dich großartig fühlen, wenn Du Deine wichtigsten Aufgaben zu Ende gebracht hast.