Produktiv mit Thunderbird (I/III):
Ein flexibles Setup

Der Email-Client Thunderbird stammt wie der beliebte Browser Firefox von der Mozilla-Foundation. Thunderbird steht, was die Beliebtheit angeht, ein wenig im Schatten seines großen Bruders. Zu unrecht, wie wir finden. Denn Thunderbird ist ein sehr mächtiger, flexibler und noch dazu kostenloser Email-Client für Windows, Mac oder Linux.

Heute und die nächsten Tage werden wir hier in einer mehrteiligen Reihe die wichtigsten Aspekte rund um Thunderbird behandeln. Damit Sie auch morgen noch kraftvoll emailen können.

Hier der Fahrplan: Zunächst stelle ich mein Setup von Thunderbird, virtuelle Ordner und die damit verbundenen Vorteile vor. Morgen werden wir uns die besten Erweiterungen für Thunderbird anschauen. Und zum Abschluss schauen wir uns noch speziell für alle GoogleMail-Junkies eine möglichst smoothe Verbindung von GMail und Thunderbird an.

Viele Emailadressen, eine Inbox

Wer seit einiger Zeit im Netz unterwegs ist, kennt das: Mit der Zeit sammeln sich Emailadressen an wie anderenorts einzelne Socken. Bei mir gibt es aus den Neunzigern noch eine alte Web.de-Adresse (Es war kurz nach dem Krieg und wir hatten ja nichts -und mit 12MB Speicherplatz haben die armen Nutzer dort auch heute noch nichts), eine GMail-Adresse, eine Adresse mit der URL meines Blogs, eine Adresse hier bei Blogwerk. To make a long story short: It’s a mess. Bis vor kurzem hatte ich in Thunderbird für jede Email eine eigene Ordnerstruktur. Das ist nicht nur hässlich in der Sidebar anzusehen und unübersichtlich, weil für jede Mailadresse nicht nur ein eigener Posteingangsordner, sondern auch Gesendet- und Entwürfeordner angelegt werden. Das Problem ist auch praktischer Natur: Thunderbird bietet bis dato keine globale Suche an. Will man also seine ganzen Mails durchsuchen, weil man nicht mehr genau weiß mit welcher Adresse die gesuchte Mail kam, geht das nur über einen nicht gerade eleganten Workaround (ein virtueller Ordner, der alle Mails aus allen Ordnern vereint, kann sehr langsam sein).

Deswegen und aus Gründen, die weiter unten ausgeführt werden, machen wir Folgendes:

Alle Emails laufen im lokalen Ordner zusammen. Ein Posteingang, ein Postausgang. Das Empfangen und Versenden mit verschiedenen Email-Adressen bleibt wie es ist. Nur die Emails liegen jetzt alle an einem Ort.

Für Alle, die Thunderbird noch nicht verwenden:

  1. Email-Adressen einrichten: Wie man das macht, kann man hier nachlesen
  2. Beim Anlegen darauf achten, dass man die Emailkonten im Globalen (sprich lokalen) Ordner anlegt, wie hier illustriert

 

Für Alle, die Thunderbird verwenden und bis jetzt die Emailadressen in separaten Ordnern erfasst haben:

  1. Zunächst die gesamten Emails in die entsprechenden lokalen Ordner kopieren: also vom kontoeigenen Posteingang in den lokalen Posteingang usw.: man geht dazu in den entsprechenden Ordner markiert alle Mails über das Menü Bearbeiten->Auswählen->Alles und verschiebt diese Emails dann über das Menü Nachricht->Verschieben->Lokale Ordner->entsprechender Ordner
  2. Jetzt ändert man die Einstellungen für die Konten entsprechend der Dokumentation, damit die Mails künftig im lokalen Ordner gesammelt werden

 

Emailorganisation mit Virtuellen Ordnern und Filtern

Nachdem wir nun alle Emails ungeachtet deren Herkunft an einem Ort haben, können wir nicht nur bequem eine globale Suche durchführen sondern auch die Organisation des eigenen Emailverkehrs sehr viel einfacher und strukturierter durchführen.

Besonders für Vielmailer, wie etwa Webworker, bieten sich virtuelle Ordner geradezu an. (Hinweis: laut Thunderbird-Dokumentation funktionieren virtuelle Ordner auch über mehrere Konten hinweg, also global, mangels entsprechenden Settings zum Testen kann ich nicht sagen, inwieweit alles Folgende auch über separate Ordner hinweg funktioniert und welche zusätzlichen Filter man eventuell noch einsetzen muss. Use at your own risk etc etc)

Virtuelle Ordner sind in etwa Thunderbirds Äquivalent zu den Labeln bei GoogleMail oder den intelligenten Postfächern in AppleMail. Johannes hat hier auf imgriff.com vor einiger Zeit ausführlich über intelligente Postfächer in AppleMail geschrieben. Das Prinzip lässt sich auf die virtuellen Ordner übertragen. Ich empfehle jedem, Johannes’ Artikel von damals zu lesen.

Da wir in der Sidebar jetzt schön viel Platz haben, können wir uns für alle Projekte und Situationen virtuelle Ordner anlegen. Und das, ohne die Übersicht zu verlieren. (Wer partout nicht auf separate Konten verzichten will, kann ausgewählte Ordner, normale wie virtuelle, als Favoritenordner auswählen und in die Favoritenansicht über die kleinen Pfeile in der Sidebar oben rechts wechseln).

Weitere Vorteile von virtuellen Ordnern:

  • Wenn man feststellt, dass man einen virtuellen Ordner nicht mehr braucht, etwa weil das zugehörige Projekt abgeschlossen ist, löscht man diesen einfach wieder. Da mit virtuellen Ordnern keine physische Speicherung bzw. Veränderung des Speicherorts der Mails verbunden ist, kann man je nach Arbeitslage die Ordnerstruktur ohne großen Arbeitsaufwand anpassen.
  • Emails können mehreren virtuellen Ordnern gleichzeitig zugeordnet sein. Die Darstellungsmöglichkeiten sind also weit flexibler als mit herkömmlichen Ordnern.

Virtuelle Ordner anlegen :

  • Entweder über das Menü: Datei->Neu->Virtueller Ordner
  • Oder über die Suche: Jede Suche, die man ausführt, kann auch als Virtueller Ordner gespeichert werden. Einfach im Dropdown-Menü, in dem man auswählt, was durchsucht werden soll (Betreff, Nachrichtentext) ganz unten “als virtuellen Ordner speichern” auswählen.

 

Jetzt kann man Thunderbird genau so einrichten, wie man das für die eigene Arbeit mit Emails benötigt. Ein paar Tipps zum Einsatz von solchen Filtermöglichkeiten findet man wie gesagt in Johannes’ Artikel .

Ein paar Tipps und Vorschläge von mir:

Ein Ordner für später noch zu beantwortende Emails :

thunderbird-erledigen

 

Der Status des ersten Filters wird automatisch von Thunderbird bei jeder Mail bestimmt. Mit dem zweiten Filter (Schlagwort, das sind die Tags bei Thunderbird) bestimmt man selbst, welche Mails noch zu beantworten sind und somit in den Ordner gehören. Da hier “Alle Bedingungen erfüllen” ausgewählt ist, verschwinden die beantworteten Mails sofort aus dem Ordner ohne weiteres Zutun.

Da ich meine Mails nach Themen geordnet (threaded) anzeigen lasse (mehr dazu weiter unten), sind neue Mails manchmal nicht sofort zu finden. Deswegen habe ich mir einen Ungelesen-Ordner angelegt, in dem ich eine schnelle Übersicht über neu eingegangene Mails bekomme:

thunderbird-virtungelesen

 

Mit Thunderbird geht aber noch weit mehr. Beispielsweise könnte man sich nur die Mails der letzten Tage anzeigen lassen:

thunderbird-alterintagen

Den Filtermöglichkeiten sind fast keine Grenzen gesetzt. Filtern kann man nach:

thunderbird-auswahl

 

Zu meinem persönlichen Setup von Thunderbird:

Der lokale Posteingang ist gleichzeitig mein Archiv. Heißt, ich archiviere nicht extra ältere Mails. Die bleiben einfach im Posteingang, in dem alle meine Mails zusammenlaufen. Mit den virtuellen Ordnern baue ich mir meine eigenen speziellen Posteingänge. Wie Johannes habe ich mir beispielsweise einen Posteingang über einen virtuellen Ordner angelegt auf dem die blogwerkrelevanten Mails einlaufen.

Da ich nicht archiviere und alles im Posteingang verbleibt, auf den auch meine ganzen Filter und virtuellen Ordner laufen, habe ich dort noch zwei automatische Aufräumarbeiten installiert:

In zwei Unterordner werden Newslettermails und Blogkommentare (also Kommentare auf den Blogs, auf denen ich schreibe, und Kommentare, die ich via Mail auf kommentierten Blogs abonniert habe) aussortiert. Hier findet eine tatsächliche Verschiebung der Mails statt. Die Emails sind dann also nicht mehr im Posteingangsordner zu finden, sondern nur noch im Unterordner.

Vorgehen:

  1. Im Posteingang einen Unterordner anlegen
  2. Über das Menü Extras->Filter.. kann man Filter mit den selben Möglichkeiten wie bei Virtuellen Ordnern einrichten. Man wählt den Ordner an, auf den der Filter angewendet werden soll. Dann benennt man den Filter, gibt die entsprechenden Filtervorgänge ein und wählt aus, was Thunderbird mit diesen Mails machen soll: Verschieben in den Unterordner xy.

Auch das liese sich per virtuellen Ordner realisieren. Da mir diese Mails aber nicht so wichtig sind, sind sie so komplett aus dem Sichtfeld, können schnell mal gelöscht werden und müssen vor allem nicht per Filter anderenorts notfalls aussortiert werden.

 

Emails nach Themen sortiert anzeigen

Wie in GMail kann man auch in Thunderbird Emails wie in einem Forum nach Themen sortiert anzeigen. Ergibt ja auch Sinn.

Auf Ordner klicken, in dem die Ansicht angepasst werden soll. Dann im Menü Ansicht->’Sortiert nach’ ‘Gruppiert nach Thema’ auswählen.

Ändert man die Sortierung der Mails, kann es passieren, dass Thunderbird die Gruppierung nach Thema einfach aufhebt. Um das zu verhindern, folgende Einstellung vornehmen:

Extras->Einstellungen->Erweitert->Allgemein und auf ‘Konfiguration’ klicken. Jetzt im Editor nach:

mailnews.thread_pane_column_unthreads

suchen und doppelklicken. Der Wert ändert sich jetzt auf false, und die Gruppierung wird nicht mehr automatisch abgeschaltet.

Um in den Themen auch die eigenen Antwortmails zu finden, muss man noch für jedes Konto unter Extras->Konten und dann jeweils bei ‘Kopien & Ordner’ ‘Antworten im Ordner der ursprünglichen Nachricht speichern’ auswählen:

thunderbird-kopie

 

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25 Kommentare

  1. Nur mal so als Tipp für alle, die die Englische Version von Thunderbird verwenden und sich evtl. wie ich gerade dumm und dämlich nach “virtual folder” gesucht haben.

    Das Ding heisst nämlich in dann “New Saved Search Folder”.

    So, meinen Augenarzttermin kann ich jetzt wieder absagen, bin doch nicht blind…

  2. Gerade bei nicht mehr genutzten E-Mail-Adressen empfiehlt sich die Nutzung von Weiterleitungen auf eine aktuelle Adresse. Das spart Login-Daten (ich habe mein web.de-Paßwort zuletzt vor 4 oder 5 Jahren gebraucht) und reduziert Zugriffe auf Server (kann unterwegs praktisch sein).
    Weiterleitungen werden auch von sehr vielen Freemailern angeboten.

  3. Der Tipp einen Lokalen Ordner zu verwenden ist in meinen Augen vollkommen dumm.

    Mittlerweile kann doch jeder Provider IMAP. IMAP hat einen wunderbar funktionierenden Offline-Modus und ist schnell. Also kein Nachteil zu POP.
    Einziger Nachteil. Die Mails liegen beim Provider und verbrauchen dort Platz.
    Loesung: Provider wechseln oder einfach gelegentlich das aeltere Zeug in einen Lokalen Ordner archivieren.

    Ansonsten ist POP3 doch ernsthaft 80er-Jahre Technologie.
    Was man von IMAP hat merkt man wenn man es nutzt. Viele kommen nur scheinbar nie auf den Gedanken.

  4. Ich benutze seit einigen Jahren den Thunderbird eigentlich nur wegen des wesentlich besseren Spamfilters. Outlock kommt sonst recht aufgeräumt daher und ist logischer aufgebaut – gerade wenn man MS – Sachen gewohnt ist.

  5. @Deep-Thought: Bei IMAP funktioniert der globale Posteingang allerdings nicht mehr.
    D.h. man hat wieder für jedes Konto einen eigenen Eintrag in der Sidebar und die Mails liegen dort verstreut herum.

    Ich habe mir einen Filter (Filterbedingung: Größe > 0) für jedes IMAP-Konto definiert, der alle Mails in “Lokale Ordner” verschiebt.
    Leider funktioniert der Spam-Filter dann gelegentlich nicht mehr richtig.

    Wie löst ihr das?

  6. Laura: Stimmt. Nur wenn man die Mailadressen noch zum Verschicken braucht wird’s schnell chaotisch.
    -
    Deep-Thought: Nicht jeder Mail-Account bietet IMAP an. GMail zum Beispiel hat IMAP auch erst vor einigen Wochen eingeführt meines Wissens nach. Grundsätzlich hast Du aber nicht unrecht.
    -
    Matthias: Outlook würde ich nur anfassen, wenn mein Arbeitgeber mir nix anderes an die Hand gibt. Viel zu unsicher in meinen Augen.
    -
    Thomas: Hast Du dann ganz normal den Junkfilter auf dem lokalen Ordner? Kann sein, dass die Filter sich gegenseitig behindern, hab ich auch schon erlebt. Hilft dann wohl nur das manuelle, erneute Auslösen des Junkfilters oder manuelles Markieren bzw. Verschieben von Spam. Ob es noch andere Lösungen gibt, weiß ich leider auch nicht.

  7. bin ich blind?
    Die hier beschriebene Funktion finde ich bei mir nicht

    Extras->Konten, dann jeweils bei ?Kopien & Ordner? ?Antworten im Ordner der ursprünglichen Nachricht speichern? auswählen.

    Ich kann auch keine Alternative finden.

    Ansonsten ein sehr schöner Artikel. Hat mir sehr geholfen.

  8. @Thomas Wittek
    Ich bevorzuge geordnee Postfaecher. Schon alleine desshalb weil ich mehrere Identitaeten (Absenderadressen habe) und Thunderbird auch gleich immer die richtige auswaehlt je nachdem in welchem Konto ich gerade bin.
    Und die verschiedenen Adressen die ich nicht getrennt nutze fasst mein Provider zusammen. Jeder Provider den ich kenne kann Mails von anderen Konten abholen. Oder auf eine andere Adresse weiterleiten.

    @Marcel Weiss
    Peinlich fuer Google muss ich sagen. Kenne sonst keinen Provider der das nicht bietet. Und ehrlich, fuer mich waere das ein klarer Grund zum wechsel. Wir sind doch mittlerweile im 21. Jahrhundert angekommen. *g*

    @Matthias
    Deine Einstellung wundert mich. Mich treibt die mangelnde Ergonomie von Outlook jedes mal in den Schwachsinn wenn ich es nutzen muss.
    Von handfesten Bugs abgesehen.
    Ich sag nur defektes Quoting, ueberfluessiges Einpacken von Attachments in den inkompatiblen TNEF-Container, (defektes) IAMP-Verhalten, abstruse Setup-Dialoge, unbenutzbare Adressvervollstaendigung, und so weiter und so fort…

  9. Svenson: Was genau findest Du denn nicht?
    ‘Kopien& Ordner’ ist ein Unterpunkt bei jedem Konto im Menü Extras->Konten. Notfalls musst Du die Konten aufklappen. Hilft das?

  10. Absolut keine Ahnung, die Leute hier – Thunderbird hat einen dermassen groben Mangel an produktivitäts-steigernden Features, im Gegenteil ist Thunderbird sogar ein echter Killer von Zeit und das Gegenteil von Effizienz, ein Paradebeispiel von altertümlicher Steinzeit-Software. Einen interessanten Ansatz verfolgt Chandler, aber für nur ein paar Euro bekommt man auch wirklich gute Tools, die wenigstens einen Kalender syncen können (so das minimum, natürlcih noch viel mehr, aber ich will jetzt niemanden überlasten… ;)

  11. Ich wollte mal fragen wie ich denn meine Emails und allen schnick-schnack den ich bei Thunderbird habe speichern kann, und später, nachdem ich den Computer ganz neu formatiert habe, wieder drauf packen kann!?!????

    Lg TimmTomm

  12. Alle reden immer und immer wieder von Thunderbird. Das Programm ja gerade in den Himmel gehoben. Das liegt an guten PR die die Leute von Mozilla machen, dabei wird meines erachtens immer wieder eines der besten kostenlosen Programme übersehen:
    Pegasus Mail!
    Das hat Funktionen die andere überhaupt nicht erwähnen.
    z.B. die Netzwerkanbindung ist relativ einfach, naja und viele mehr.
    Der einzige Harken das Programm ist etwas unübersichtlich!

  13. Thunderbird ist ein Mailer, mehr nicht.
    Wehr mit aller Gewalt alles in ein Programm laden will wird es nicht moegen.
    Ich habe den Kalender als Extraprogramm und finde das gut so.

    Berserker, Chsndler klingt gut. Werde ich mir mal ansehen.
    Mir fehlt noch ein gutes Workflostool das auch einen Nutzen bringt ohne das man vorher sein Hirn formatiert und GTD lernt.

  14. Hallo,
    also ich kann nur sagen das Thunderbird mit den richtigen Erweiterungen alles andere in die Tasche stecken kann.
    Selbst sync mit meinem PDA ist ohne Probleme möglich, die selben Konten und Adressbücher und sogar der Google Kalender sind optimal eingebunden und nutzbar. Man sollte sich nur mal die Arbeit machen und schauen was will ich den alles nutzen, und dann sich die Erweiterungen herunterladen und installieren.
    Was man auch nicht vergessen sollte und das also kostenlos.

    Gruß
    Jürgen

  15. Hallo zusammen,
    habe begonnen meine Inbox auf virtuelle Ordner umzustellen und kann nur sagen das war ein super Tipp. Es ist wirklich ein enormer Zeitgewinn und man kann so viel produktiver arbeiten. Ein wirklich einfach zu realiserende Sache mit Thunderbird.

    Kann ich jeden nur empfehlen.

    Gruß
    Jürgen

  16. Sehr nützlicher Artikel!

    Vor allem, weil die Funktionalität “Saved Search…” bzw. “Virtueller Ordner” in ThunderBird so versteckt ist, dass man ihre Einführung – wie mir passiert – selbst dann nicht mitkriegt, wenn man seit Jahren das Bedürfnis nach dieser Funktionalität hat. (War zwischenzeitlich auf Opera Mail umgestiegen, aber dann aus diversen Gründen doch wieder zu ThunderBird zurückgekehrt.)

    Zu den Filtern habe ich allerdings noch eine Frage:
    Laut meiner (englischsprachigen) Version 2.0.0.23 von ThunderBird werden Filter nur “for incoming messages” angelegt. Kann ich mit ThunderBird automatisiert etwas mit den “outcoming messages” anstellen (zum Beispiel Star oder ein Tag setzen), außer dass ich unter “Account Settings” zu dem betreffenden Account unter “Copies & Folders” angeben kann, ob und wo sie gespeichert werden?

    Für Eure Anregungen und Hinweise danke ich in voraus,
    Paul

    P.S. @TimmTomm: Wenn Deine Frage vom 1. April 2008 noch aktuell ist, dann mach Dich bitte bemerkbar. Ich poste die Lösung.

  17. Moin Moin,

    eine Frage habe ich zu den virtuellen Ordnern: Kann es sein dass man innerhalb dieser “Ordner” die Nachrichten nicht nach Thema sortieren kann? Oder ist das mal wieder eine Krankheit unter Linux?

    Gruß

    Sönke

  18. @Sönke Junike: Das geht unter Win XP. Scheint also ein Linux-Problem zu sein.

  19. @Marcel: Vielen Dank. Ich liebe Linux aber Thunderbird unter Linux hat ein paar Macken. Naja, danke auf jedne Fall!

  20. Hat das jemand mit den virtuellen Suchordnern schon mal in Outlook probiert. Mir gefällt insbesondere der erste Suchordner, bei dem alle beantworteten Mails verschwinden. Welche Felder muss man bei der Suche in Outlook angeben?

    Btw. sehr guter Artikel.

  21. Meine persönlichen Tipps:

    - nicht die Inbox als Archiv verwenden!
    Grund: egal wie man sich zu behelfen versucht, das schöne Gefühl eine leere Inbox zu haben und trotzdem nichts vergessen zu haben und kriegt man so nicht. Lieber wirklich alles definiert irgendwo ablegen.

    - David Allens Tipp zu dem Thema umsetzen mit den lokalen Ordnern “@0:Inbox” “@1:Wartend” “@2:Heute” “@3:Diese Woche” “@4:Bald” “@5:Irgendwann,Vielleicht”
    Die etwas feinere Stufung hilft enorm finde ich.

    - Jeweils einen Filter verwenden ohne Bedingung (auch das geht), der alles was ankommt in “@0:Inbox” verschiebt statt virtueller Ordner (hilft die Übersicht zu behalten)

    - Alle Konto-spezifischen Ordner-Einstellungen auf die entsprechenden lokalen Ordner umleiten (Vorlagen, Entwürfe, Gesendet, Papierkorb, Junk, Archiv)

    - Das Archiv mit lokalen Ordnern realisieren (Die eingebaute Archiv-Funktion unterstützt keine Unterordner)

    - Mit Plugins dafür sorgen das man zum Einsortieren wenige Tastendrücke braucht (z.B. “Archive This”) und das die “Arbeitsordner” (Inbox, Wartend…) immer sichtbar sind (z.B. mit “QuickFolders”)

    - Wenn man eine Mail liest sie nicht in der Inbox lassen! (“Nothing goes back into in”) sondern einordnen, auch wenn es nur für ein neues Review ist.

    - “Heute” in Pausen und Abends einmal durchgucken, die anderen entsprechend etc. pp., wir kennen das.

  22. Über einen aktuellen Artikel und den Umweg über Camilla Kutzners Seite bin ich bei diesem “alten” Artikel gelandet. Schade, dass er nicht direkt beim aktuellen Artikel verlinkt ist. Egal, ist auf jeden Fall sehr Hilfreich – auch noch mit TB 3.

    Was mich stört und auch nicht wegbekomme, ist die Anzeige der neuen Mails. Beispiel: Virueller Ordner “Newsletter” enthält zwei neue Mails und zeigt dies Fett und mit Zahl in Klammern an. Aber eben auch der normale Posteingang. Das irritiert mich und kann mir auch keinen Weg vorstellen, wie dieses Verhalten zu verbessern ist.

  23. Toller Artikel, danke! Ich verwende EIN TB-Profil Version 3.1.7 mit Addons unter WinXP und Ubuntu 10.04 gemeinsam. Die Sache mit den lokalen Ordnern sagt mir nicht zu – ich verwende häufig einen Webmailer, und da ist IMAP ein Muss.

    Thunderbird 3 unterstützt die globale Suche ;-)!

    @Ole: Warum? Der virtuelle Ordner “guckt” in Deinen Posteingang, und da findet er zwei Nachrichten, die er anzeigt. Du kannst entweder der virtuellen Ordner löschen – oder Deine Arbeitsweise ändern :-) und zuerst im v.Ordner und danach im (allgemeinen) Posteingang nachsehen?

  24. HILFE, HILFE
    ich arbeite seit Kurzem mit Thunderbird, habe aber noch nicht alles restlos im Griff.
    Jetzt plötzlich sind alle eingegangenen E-Mails fett gedruckt, als wären sie noch nicht gelesen.
    Was muss ich machen? Kann mir jemand helfen?
    Gruß
    Ivonka

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