Wie man schnellere Email-Antworten bekommt
Das erklärt uns Michael Hyatt:
- Im ersten Satz sagen, was man will. In Zeiten der überfluteten Inboxe (Inboxs? Inboxae?) will man sofort und ohne Umschweife wissen worum es geht. Es warten schließlich noch zig andere Emails auf Beantwortung.
- Nur eine Anfrage pro Email: Wer dem Empfänger ein abzuarbeitendes 10-Punkte-Programm schickt, das vom Umfang dem Bau des Hooverdamms entspricht, sollte sich nicht wundern, wenn dieser schaudernd die Bearbeitung nach hinten verschiebt.
- Die Email möglichst kurz halten. Auch hier wieder: Kurz und knackig. Hyatt empfiehlt in Anlehnung an David Allen die 2-Minuten-Regel. Die besagt, dass man eine Email beantworten soll, wenn die Antwort nicht länger als 2 Minuten dauert. Folglich sollte man mit Blick auf eine schnelle Antwort als Absender darauf achten, dem Empfänger das Einhalten dieses Zeitlimits zu ermöglichen. Zusätzlich empfiehlt Hyatt die 5-Satz-Regel: Nicht mehr als 5 Sätze in der Email. Benötigt man mehr, sollte man beispielsweise besser anrufen. Ganz so eng sollte man das aber meines Erachtens nicht sehen. Man kann es auch übertreiben.
Ein weiterer Tipp von mir, der eigentlich selbstverständlich sein sollte, ist ein möglichst aussagekräftiger Betreff . (Pseudo-)Witzige Betreffideen bitte für die private Korrespondenz aufheben. Auch hier wieder der simple Grund, dass der Empfänger schnellstmöglich die Mail einordnen kann. Je schneller und einfacher das möglich ist, desto wahrscheinlicher erhält man eine zeitnahe Antwort.
Welche Tipps habt Ihr für eine zeitnahe Emailkommunikation?
» Michael Hyatt: How to Get a Faster Response to Your E-mail
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whow, top thema!
äähhhmm, ich sollte meine e-mails dann wohl mal überdenken.
Tolle Tipps!
Was ich auch immer wieder sehr begrüße sind ordentliche Absätze.
Und ab der zweiten Antwort bitte keine Signatur mehr verwenden!
» Gregor: Das mit der Signatur klappt aber nur, wenn der Andere seine Kontakte ordentlich verwaltet, d.h., die Daten beim ersten Mal übernimmt, oder? Sonst sucht er ggf. viele Mails durch, bis er die mit der Signatur gefunden hat.
Florian, du hast Recht. Aber davon gehe ich jetzt einfach mal aus, wenn man mit jemanden länger in Kontakt steht.
Bei Gmail ist das gut gelöst. Da stehen die ganzen E-Mails als Diskussion untereinander und es werden nur “neue” Text angezeigt. Der Rest – der sich wiederholt – (bspw. die Signatur) wird ausgeblendet.
Gregor: Stört die Signatur denn so sehr? Ich würde es da auch eher wie Florian halten.
Die Emails als Diskussion untereinander anzuzeigen, kann man übrigens auch mit Thunderbird machen, sehr nützlich. Werde ich hier vielleicht demnächst mal etwas dazu schreiben.
Manchmal. Ich kenne Leute mit sehr langen Signaturen.
Mich stört es beim Antworten. Ich antworte sehr gerne im Stil:
> Text
Antwort
D.h. ich muss viel Signaturtext markieren und entfernen. Bei mehrmaligen hin und her spare ich mir meine Signatur und das sollen die Empfänger dann auch so handhaben. :-)
Okay, das ergibt Sinn.
hat jemand eine Idee wie ich geschriebene Emails so verwalte, dass ich nicht vergesse den Empfänger erneut um Antwort zu bitten, wenn dieser etwas unzuverlässig ist?
Hmm, wenn man Thunderbird oder Gmail verwendet, kann man einzelne Emails taggen. Man könnte jetzt die entsprechenden Emails mit ‘unbeantwortet’ taggen und regelmäßig abarbeiten. In beiden Fällen hat man auch eine einfache Übersicht um beim Abarbeiten zu sehen, ob man eine Antwort bekommen hat oder nicht wenn man auch in Thunderbird die threaded Ansicht verwendet.
Nicht perfekt, sollte aber so funktionieren.
» Lisa: Falls Du einen Mac nutzt, findest Du Lösungen in diesen beiden Artikeln:
- http://imgriff.com/2007/0…echer-in-apple-mail/
- http://imgriff.com/2007/0…ailtags-mail-act-on/