Wer seine Motivation und Produktivität umgehend verbessern will, sollte als erstes die Warum-Frage stellen.

Dieser Artikel ist Teil der Grundlagenserie zu Getting Things Done (GTD) und beschreibt den ersten Schritt des natürlichen Projektplanungsmodells von GTD. Willst du lieber zum Anfang?

Du willst jetzt sofort produktiver sein? Du willst in diesem Moment deine Arbeit verbessern? Es gibt ein Wort, eine Frage, die wie keine andere direkten Einfluss auf unsere Produktivität nehmen kann. Nimm dir die Aufgabe, die gerade vor dir liegt oder die als nächstes dran ist und frage dich: Warum?
Warum gehe ich zu dem Meeting? Warum telefoniere ich mit dieser Person? Warum gehe ich mit meinem Partner aus?

Diese kleine Frage, die eigentlich völlig selbstverständlich sein sollte, hat eine unglaubliche Wirkung, gerade weil man sie im Alltag gerne vergisst. Sie definiert den Zweck einer Aufgabe, eines Projekts oder einer Tätigkeit und führt einen immer ein Stück näher zum Kern des Ganzen. Wer sein Leben im Griff haben will, muss es reflektieren. Der Schlüssel dazu ist die Warum-Frage.

Die Warum-Frage beinhaltet folgende konkrete Nutzen:

• Sie definiert Erfolg.
• Sie kreiert Entscheidungskriterien.
• Sie bestimmt die Ressourcenverteilung.
• Sie motiviert.
• Sie macht Ungenaues klarer.
• Sie erweitert die Möglichkeiten.

Sie definiert Erfolg. Wenn ein Sportler das Ziel nicht kennt, kann er das Rennen nicht gewinnen. Das gleiche gilt für Projekte. Wenn man den Zweck eines Projekts nicht kennt, kann es nicht erfolgreich sein. Der Zweck definiert, wie der Erfolg aussieht. Von diesem Punkt geht alles aus und auf ihn führt alles wieder hin.

Sie kreiert Entscheidungskriterien. Von ?Gebe ich den Auftrag an eine große Online-Agentur oder an den Informatik-Studenten?? bis zu ?T-Shirt oder Anzug?, nur wenn man den Zweck kennt, kann man gute Entscheidungen treffen. Deswegen sollte man, wenn man bei einer Entscheidung ins Stocken gerät, immer als erstes checken, ob die Warum-Frage geklärt ist.

Sie bestimmt die Ressourcenverteilung. Budgets haben die Eigenschaft, begrenzt zu sein. Arbeitskraft ist nicht unendlich. Der Zweck hilft dabei, Geld, Muskeln und Wissen so zu verteilen, dass man am Ziel ankommt.

Sie motiviert. Wer sich gestresst fühlt und wem die Energie ausgeht, der kann sich in der Regel schon helfen, indem er sich fragt, warum er das alles eigentlich macht und was der Zweck seiner aktuellen Tätigkeit eigentlich ist. Meist reicht die Antwort darauf schon für einen neuen Schub.

Sie macht ungenaues klarer. Schon als wir die graue Masse aus unserem Kopf zu Papier gebracht haben, haben wir gemerkt, wie der Schritt des Definierens uns hilft, die losen Enden in unserem Leben klarer zu sehen und dadurch mehr Kontrolle zu bekommen. Wann immer ein Projekt aus dem Fokus gerät, sich schwammig anfühlt und man es nicht mehr richtig greifen kann, sollte man mal wieder die Frage ?Warum machen wir das hier eigentlich?? auf den Tisch werfen.

Sie erweitert die Möglichkeiten. Wenn man ein Projekt wieder greifen kann und den Zweck definiert hat, fällt es einem sofort leichter, genaue, nächste Schritte zu bestimmen, wie man diesen Zweck erfüllen kann. Wo man sich vorher vielleicht nicht getraut hat, eine Möglichkeit auszusprechen, weiß man nun viel sicherer, ob sie das Projekt voranbringt oder nicht. Und ist der Kopf erstmal klar, kommen auch schnell neue Möglichkeiten dazu.

Diese Nutzen helfen einem, die Qualität seines Zwecks zu bestimmen. Wenn man sie nicht verspürt, dann ist der Zweck in der Regel zu allgemein und ungenau formuliert.
?Eine schöne Party? als Zweck wird nicht ausreichen, um den Erfolg zu definieren und die Ressourcen richtig zu verteilen. Man muss genauer bestimmen, welche Kriterien für einen eine schöne Party ausmachen. Dabei kann die Gegenfrage ?Wie stelle ich fest, dass etwas den Zweck verfehlt?? helfen.

Prinzipien

Neben dem Zweck gibt es noch einen wichtigen Erfolgsfaktor für Projekte, der aber praktisch nie ausgesprochen, geschweige denn definiert wird: Prinzipien. Prinzipien sind die Standards und Werte, die man hat und die großen Einfluss darauf haben, ob ein Projekt angenehm oder stressig verläuft.

David Allen empfiehlt, sich der Frage nach den eigenen Prinzipien mit der Vervollständigung des Satzes ?Ich würde anderen völlige Handlungsfreiheit geben solange sie?? zu nähern. Einer mag ??das Budget einhalten? denken, ein anderer ??offen kommunizieren.? Das schwierige dabei ist, dass wir uns oft gar nicht selbst bewusst sind bzw. definiert haben, welche Prinzipien uns wichtig sind.

Wenn man auf der anderen Seite seine eigenen Standards und Werte offen kommuniziert kann das den Erfolg eines Projekts sehr positiv beeinflussen, denn wo der Zweck die Motivation und die Richtung für ein Projekt vorgibt, definieren die Prinzipien die Kriterien für exzellentes Verhalten im Projektteam.