In unser Grundlagenserie zu ?Getting Things Done? (GTD) sind wir nun bei dem zentralen Prozess angekommen, mit dem wir die graue Masse an Ideen, Aufgaben und Gedanken in unserem Kopf umgesetzt bekommen. Der Prozess ist für die horizontale Betrachtungsebene der Dinge in unserem Leben gedacht und besteht aus fünf Schritten:

1. Wir erfassen Dinge, die unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
2. Wir arbeiten durch, was sie bedeuten und was wir mit ihnen tun.
3. Wir organisieren die Ergebnisse von Schritt 2.
4. Wir sehen die Ergebnisse regelmäßig durch.
5. Wir führen die Aufgaben durch, um die Dinge erledigt zu bekommen.

Bis nächste Woche hat den bitte jeder auswendig gelernt. Im Ernst, hierbei handelt es sich um den zentralen Workflow, mit dem wir unseren Alltag organisieren. Je besser wir jeden Schritt beherrschen, optimieren und implementieren, desto stressfreier und entspannter können wir arbeiten und leben.

Entscheiden ist dabei, dass wir alle fünf Schritte im Griff haben. Unser Prozess ist nur so gut, wie das schwächste Glied in der Kette. Aus Erfahrung würde ich sagen, dass GTDler meist sehr gut im Erfassen und Organisieren von Dingen sind. Darauf wird viel Zeit verwendet, weil sich hier viel mit Werkzeugen machen lässt. Die Schritte Durcharbeiten und Durchsehen werden häufig weniger gut beherrscht, weil sie zum einen viel Denkarbeit und zum anderen Disziplin und Regelmäßigkeit brauchen. Über die Schwierigkeiten beim Schritt Durchführen habe ich ja schon beim letzten Mal geschrieben.

David Allen empfiehlt, die einzelnen Schritte im Alltag zu trennen und auf verschiedene Zeiten zu verteilen. Ich merke selbst, dass mir dieser Tipp hilft. Wenn ich z.B. beim erfassen von Dingen nur sammle und nicht auch gleich bei jedem Punkt überlege, worum es da nun geht, verliere ich mich nicht in Formulierungen und bekomme nur die Hälfte aus meinem Kopf heraus. Jeden einzelnen Schritt für sich allein anzugehen, kann uns helfen, ihm die volle Aufmerksamkeit zu geben und beim ausführen die Konzentration zu behalten.

In den nächsten Artikeln werden wir uns ansehen, was jeder einzelne Schritt beinhaltet.

Weiterführende Links:

• Bei David Allen kann man kostenlos ein sehr hilfreiches Diagramm (englisch) zur Veranschaulichung des Workflows herunterladen. Allerdings muss man dafür den Bestellprozess durchlaufen.

Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie.