Die Grundprinzipien – Die GTD-Serie Teil 2

Im zweiten Teil der GTD-Grundlagenserie geht es um das Grundprinzip von GTD, den Alltag zu beherrschen.

Ich gehe davon aus, dass jeder, der diese Zeilen liest, das Gefühl der Überforderung kennt. Wir alle haben in der Regel mehr um die Ohren als uns eigentlich lieb ist. Und ständig kommen neue Aufgaben und Informationen hinzu. Die meisten von uns arbeiten den Großteil ihrer Arbeitszeit im Feuerwehrmodus. Wir rennen nur noch von Feuer zu Feuer und kommen nur noch selten dazu, Dinge geplant anzugehen.

Das Tempo scheint sich ständig zu erhöhen. Vor allem das Web sorgt dafür, dass Kommunikation sich ständig beschleunigt und der Umfang der Informationen, die auf uns einprasseln, konstant zunimmt. Letztes Jahr waren es nur 50 neue E-Mails am Tag, dieses Jahr sind es schon 200. Bis vor wenigen Jahren war es einfach nicht möglich mehr als eine bestimmte Anzahl Webseiten zu verfolgen. Mit der Entwicklung von RSS und Feedreadern verfolgt manch einer nun 500 Webseiten und mehr am Tag.

Das Problem ist, dass sich unsere Arbeitswelt so schnell verändert, dass unsere Methoden, unsere Arbeit zu organisieren, mit der Entwicklung nicht mitkommen. Die Anzahl der Produktivitätsblogs im englischsprachigen Raum zeigt den hohen Bedarf nach zeitgemäßen Ideen, die einen wieder Herr der Lage werden lassen. Dabei gibt es drei verschiedene Herangehensweisen an das Problem.

1. Entschleunigung. Wir steigen ganz oder ein stückweit aus dem ?rat-race? aus. Das fängt damit an, weniger zu lesen, seien es E-Mails oder Nachrichten. Wir schmeißen den Blackberry weg und planen unsere Arbeit nur noch im papierbasierten Kalender. Manch einer geht soweit, dass er ganz aussteigt, sein komplettes Lebenskonzept überdenkt, aufs Land zieht und (z.B.) Förster wird. Das Problem ist, dass der Fortschritt auch irgendwann im Wald ankommen wird und man dann wieder vor der Frage steht, ob man noch mal aussteigt. Für viele stellt sich diese Frage gar nicht, weil ihr Leben, die Umstände und vielleicht auch ihre Ziele gar keinen Aussteigen zulassen.

2. Prioritäten setzen. Das ist der Punkt, an dem die meisten Selbsthilfe-Gurus ansetzen. Wenn wir im Alltag unterzugehen scheinen, müssen wir wieder unsere großen Träume für unser Leben entdecken. Nur wenn wir eine Vision von dem Leben haben, von dem unsere Freunde und Verwandte an unserem Grab erzählen sollen, kann unser Alltag wieder eine Richtung bekommen. Das Problem ist, dass es einfach ist, eine Richtung zu bestimmen. Viel schwerer ist es die neue Richtung in den Alltag zu integrieren. Wer ständig Brände löschen muss, kann nur schwer Richtungswechsel vornehmen. Bei der Integration in den Alltag tun sich die meisten Selbsthilfe-Gurus erstaunlich schwer.

3. Methoden, um den Alltag zu beherrschen. Genau hier setzt David Allen mit GTD an. Sein System basiert auf den folgenden zwei Grundprinzipien:

1. Sammle alle Dinge, die heute, später oder irgendwann in der Zukunft erledigt werden müssen, in ein sinnvolles, verlässliches System außerhalb deines Kopfes und deiner Gedanken.
2. Diszipliniere dich selbst bei allen Dingen, die in dein Leben treten (Aufgaben, Anfragen, Informationen usw.) sofort eine Entscheidung zu treffen, so dass du jederzeit einen Plan mit den nächsten Schritten zur Verfügung hast.

Diese beiden Prinzipien sollen es einem ermöglichen, alle Dinge, die den Tag über auf einen niederprasseln schnell zu verarbeiten und so zum einen Herr der Lage zu bleiben und zum anderen den Kopf frei zu haben, um produktiv und kreativ arbeiten zu können. Sie sollen den Alltag beherrschbar machen.

Auch David befasst sich mit dem größeren Bild unseres Lebens und wo es sich in Zukunft hinbewegen soll. Aber er macht das erst, nachdem der Alltag organisiert und der Kopf bereit ist für größere Dinge. Er stellt aber auch die Methoden zur Verfügung, um die größeren Dinge in den Alltag zu integrieren.

Ich denke, dass hier das Geheimnis des Erfolgs von GTD liegt. Gerade für Leute im Stress ist es eine willkommene Ablenkung, ein Selbsthilfebuch zu lesen und sich dadurch zu größerem inspiriert zu fühlen. Im Alltag kommt davon aber in der Regel nichts an. David Allen dagegen setzt direkt im Alltag an. Er bringt ohne Umschweifen die Methoden, die mir morgen an meinem Arbeitsplatz weiterhelfen. Er verkauft keine Visionen, sondern Tipps. Tipps haben den Vorteil, dass ich mir die aussuchen kann, die für meine Situation passen und sie dann sofort integrieren kann.

Alles, was in dieser Serie folgt, sind Umsetzung der zwei oben beschriebenen Grundprinzipien. Wer sie verstanden hat, weiß, was GTD ist.

 

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9 Kommentare

  1. ich sehe bei kollegen viele bücher dieser art rumstehen. sie schmöckern meist darin, fassen vielleicht ein paar gute vorsätze, danach geht das leben wie gehabt weiter. solche bücher helfen den autoren und verlagen, nicht den lesern. jene, die hilfe benötigen, erhalten sie nicht mit einem solchen buch. aber all die hoffnungslosen fälle lassen sich damit doch anziehen wie die fliegen. ich verstehe deshalb auch, dass blogwerk diesen esoterischen bereich abdecken möchte, da kommerziell sehr interessant. weiter so!

  2. Und ich hatte gehofft durch den Artikel klar zu machen, dass wir gerade den esoterischen Kram nicht abdecken?

  3. Leser rumsum hat offenbar die Einleitung gleich mal übersprungen. Sonst hätte er dort schon gelesen, daß GTD eben genau nichts mit esoterischen Selbstfindungs-trips zu tun hat. Die GTD Methodologie bietet einen Werkzeugkasten um anfallende Arbeiten sehr effizient und übersichtlich zu erledigen. Mehr nicht. Das auch Allen letztlich nicht frei vom Hinweis auf die “großen Ziele” ist liegt in der Natur der Sache. Also, weiter so. Ich hoffe hier entsteht ein wirklich referenzfähiges Dokument zum Thema. Bisher gefallen mir Schreibe und Inhalt sehr gut, vor allem da nicht nur stur die Buchinhalte kopiert werden.

    Ach so, an Leser rumsum: der Witz ist, GTD hilft wirklich das normale Berufs- und Alltagschaos ordentlicher darzustellen. Und das heutzutage kein Sachbuch mehr aus reinem Sendungsbewusstsein geschrieben wird, sondern stets kommerzielle Interessen dahinter stehen ist wohl klar.

  4. @ rumsum: Ich mach mal ein wenig Eigenwerbung:

    Für Mac-Anwender gibt es ein Buch (von mir), in dem ich die Umsetzung des GTD-Prinzips am Mac Schritt für Schritt erkläre. Es heißt “Mac Professionell” http://tinyurl.com/blr52.
    Vielleicht stimmt mir Johannes zu. Viele Leser stimmen mir zu, dass ihnen dieses Buch bei der Organisation im Büro sehr geholfen hat.

  5. Klaus stimmt auf jeden Fall zu. :-) Jede Menge strukturierter Hinweise, wie man sein Büro besser organisieren kann. Ich freue mich schon auf Teil 2?! ;-)

  6. Das Zeitmanagment wird als Methode beschrieben, die vielen Aufgaben zu erledigen und somit den gefühlten Stress zu minimieren. In letzter Konsequenz erlaubt das System aber nur, dem Menschen noch mehr Aufgaben erledigen zu lassen und damit am Ende mehr zu schaffen; aber ob ein zufriedeneres Leben dabei rauskommt?

  7. » Matthias: Sehe ich nicht so. Es ist doch wohl der Anwender dafür verantwortlich, Grenzen zu ziehen, nicht sein System.

  8. @Matthias:
    Dass Leute versuchen, immer mehr Arbeit in ihrer Zeit zu erledigen, ist sicherlich einer der Gründe, warum die Einführung von Zeitmanagement oft scheitert. Da sollte man sich dann wirklich selbst disziplinieren, eben nicht mehr Arbeit als vorher zu erledigen, sobald man ein solches System erfolgreich implementiert hat.

  9. Hallo Jungs,
    ist Zeitmanagement eigentlich Männersache? Ich sehe bislang keine Frau in der Riege der Kommentatoren.
    Ich arbeite an der Organisation meiner Arbeit vor allem, weil ich beim Arbeiten den Kopf frei haben möchte und nicht ständig an all die anderen Dinge denken mag, die auch noch anliegen. Davon erhoffe ich mir nicht mehr Zeit um mir noch mehr aufhalsen zu können, sondern die Verbesserung der Qualität meiner Arbeit. Falls am Ende wirklich noch Zeit übrig bleiben sollte, kann ich die sicher gut anlegen indem ich mal einfach nur entspanne…

5 Pingbacks

  1. Artikelserie über GTD

    Etwas ausführlicher als meine kurze Einführung in Getting Things Done beschreibt Johannes Kleske auf imgriff.com das Organisationskonzept von David Allen.
    Bislang hat er zwei Teile seiner GTD-Grundlagen-Serie veröffentlicht:

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  4. GTD-Serie bei imgriff.com

    Für alle die die Getting Things Done Methode, kurz GTD, von David Allen noch nicht kennen oder kennenlernen möchten, schreibt Johannes Kleske auf imgriff.com eine Einführung in die Methodik.
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