Getting Things Done – Die Grundlagenserie

Von Johannes Kleske am 2. Mai 2007 um 08:00 Uhr Kommentare (15)
Kategorien: Getting Things Done

Während du das hier liest, was geht dir durch den Kopf? Denkst du an das Projekt, an dem du eigentlich arbeiten solltest statt Blogs zu lesen? Fällt dir mitten im Absatz ein, dass du noch den Grill dem Nachbarn zurückgeben musst? Kannst du dich voll auf diesen Artikel konzentrieren bzw. auf das, was du gerade machst oder schwirren dir ständig tausend Sachen im Kopf herum, die du nicht vergessen darfst?
Diesen Zustand, bei dem einen das Unterbewusstsein ständig an tausend Dinge erinnert, während man versucht, sich auf eine Sache zu konzentrieren, verursacht Stress und stört die Produktivität, die man gerade so dringend bräuchte. Man sitzt vor einer Aufgabe und fragt sich, ob es nicht gerade noch etwas wichtigeres zu tun gäbe.

Das Gegenteil davon ist der so genannte ‚Flow‘-Zustand bzw. das Gefühl, im Fluß zu sein. Wenn man dieses Stadium bei einer Aufgabe erreicht hat, vergisst man alles um sich herum. Zeit wird belanglos, Arbeitsschritte laufen wie von selbst. Manchmal hat man das Gefühl, sich selbst dabei zusehen zu können, wie man die Dinge Schlag auf Schlag erledigt bekommt. „Erwacht“ man aus diesem Zustand scheint die Zeit stehen geblieben zu sein, während man zwei Mahlzeiten verpasst hat.

Der Flow-Zustand ist der Himmel für jeden, der produktiv arbeiten will. Allerdings ist er sehr anspruchsvoll. Um in den Arbeitsfluss zu gelangen muss der Kopf völlig frei von ablenkenden Gedanken sein. In einer Arbeitswelt, die von Multitasking, tausend Projekten gleichzeitig und ständigen Unterbrechungen geprägt ist, lassen sich diese Voraussetzungen kaum erfüllen.

An dieser Stelle setzt ‚Getting Things Done‘ (GTD) von David Allen an, das nichts anderes ist als ein Selbstorganisationssystem, das helfen soll, all die Gedanken, die ums im Kopf herumschwirren in einem verlässliches System außerhalb unseres Kopfes festzuhalten, so dass unser Kopf frei und bereit für den Flow-Zustand ist.

Der GTD-Hype & falsche Erwartungen

Das Kürzel GTD ist aus der Produktivitätsszene nicht mehr wegzudenken. Insbesondere bei Computer- und Webarbeitern erfreut sich das System einer ungemeinen Beliebtheit. Zahlreiche Blogs beschäftigen sich mit GTD und die Applikationen, die allein 2007 bisher gelauncht wurden, um einem bei der Implementierung des Systems zu helfen, lassen sich kaum noch an zwei Händen abzählen.

Begriffe wie ‚Mind Sweep,‘ ‚43 Folders‘ und ‚Weekly Review‘ gehören inzwischen zum Standardrepertoire. Auf dem Barcamp in Berlin im letzten Jahr war die Einführungssession zu GTD überraschend gut besucht, obwohl sie wenig mit Web 2.0 oder Social Networks zu tun hatte. Man erwartete, dass GTD irgendein Wundersystem ist, dass einem wie von Zauberhand automatisch die Arbeit erledigt. Manch einer war dann enttäuscht, als er feststellen musste, dass er immernoch alle Arbeit selbst erledigen muss und dass mit dem System auch noch zusätzliche Arbeit dazu kommt.

Auch erwarten viele irgendwelche abgefahrenen Konzepte wie bei anderen Selbsthilfesystemen und sind dann überrascht, weil GTD aus vielen kleinen, sehr einfachen und logischen Tricks und Hacks besteht, von denen man in der Regel einige sogar von ganz allein schon anwendet.

Aber genau das ist der Vorteil und das macht GTD so beliebt. Kein immenser Aufwand und kein esoterischer Quatsch. Jeder kann sich aus GTD die Tricks rausholen, die für seine Situation passen und relativ leicht und schnell umsetzen.

Für wen ist GTD?

GTD richtet sich als Selbstorganisationssystem insbesondere an WIssensarbeiter, also Menschen, deren vorwiegendes Arbeitsmaterial Wissen und Informationen sind und deren hauptsächliches Arbeitsmittel ihr Kopf ist. Im Gegensatz zu einem Fließband kann der Wissensarbeiter seinen Kopf am Ende des Arbeitstags nicht einfach ausstellen. Gedanken und Ideen halten sich nicht an Arbeitszeiten.

Um GTD erfolgreich einzusetzen ist es ebenfalls von großem Vorteil, wenn man sich seine Zeit weitgehend frei einteilen kann bzw. man selbst entscheidet wann man an was arbeitet. Je selbstständiger man arbeitet, umso weitgehender kann man die GTD-Prinzipien umsetzen, was aber nicht heißt, dass GTD für den normalen Angestellten nichts ist.

GTD bei imgriff

Als Produktivitätsblog spielt GTD für uns natürlich eine große Rolle. Bevor wir deshalb in den GTD-Alltag mit Tricks, Hacks und neue Umsetzungsideen einsteigen, wollen wir in den nächsten Wochen zuerst die Grundlagen durchgehen, um die fundamentalen Begriffe und Konzepte zu erklären. Dabei werden wir die Theorie Stück für Stück erläutern und sie direkt mit unseren praktischen Erfahrungen koppeln, um jedem einen schnellen Einstieg zu ermöglichen.

Das Buch
Trotzdem empfehlen wir jedem, das GTD-Buch selbst zu lesen, weil wir die Grundlagen niemals so klar und ausführlich darstellen können wie David Allen selbst. Wir raten jedem mit grundlegenden Englischkenntnissen, sich die Originalversion des Buches zu besorgen, da die deutsche Version eklatante Übersetzungsfehler enthält. Wir werden allerdings hier auf die Fehler hinweisen, so dass auch die Leser der deutschen Version keine Probleme bei der Implementierung haben sollten.

GTD implementieren
Allerdings ist das Lesen des Buches der leichte Part. Der komplexe Part ist die Implementierung des Systems, da bei jedem die Situation, das Umfeld und die Umstände verschieden sind. Deswegen werden wir immer wieder Ideen vorstellen, wie andere „GTDler“ Dinge umgesetzt haben. Trotzdem sei darauf hingewiesen, dass die Implementierung ein fortlaufender Prozess ist, der seine Hochs und Tiefs kennt.

Dabei bestehen zwei Gefahren. Zum einen kann man sich so sehr in die Implementierung hineinsteigern, dass man dabei die eigentliche Arbeit vergisst. Gerade in der Produktivitätsszene ist dies ein häufig vorkommendes Problem. Zum anderen braucht man in der Regel gerade zu Beginn mehrere Anläufe, bevor die GTD-Konzepte zur Gewohnheit werden. Selbst David Allen gab neulich zu, dass er auch immer noch Probleme hat, jedes Detail seines Systems jederzeit umzusetzen. Die Lösung ist, einfach wieder einzusteigen.

Links

• * Die offizielle GTD-Webseite
• * GTD in einer Nußschale – Zusammenfassung der Grundkonzepte
• * Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity – Das Buch im Original (englisch)
• * Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag. – Das deutsche Buch

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