Getting Things Done:
Die Grundlagenserie

Während Du das hier liest, was geht Dir durch den Kopf? Fällt Dir mitten im Absatz ein, dass Du dem Nachbarn noch den Grill zurückgeben musst? Kannst Du Dich voll auf diesen Artikel konzentrieren, auf das, was Du gerade machst, oder schwirren Dir ständig tausend Sachen im Kopf herum, die Du nicht vergessen darfst?

Das GTD-Buch - wir empfehlen das englische OriginalWenn einen das Unterbewusstsein ständig an tausend Dinge erinnert, während man versucht, sich auf eine Sache zu konzentrieren, verursacht das Stress und stört die Produktivität, die man gerade so dringend bräuchte. Man sitzt vor einer Aufgabe und fragt sich, ob es nicht gerade noch etwas wichtigeres zu tun gäbe.

Das Gegenteil davon ist der sogenannte Flow-Zustand, das Gefühl, “im Fluss” zu sein. Wenn man dieses Stadium bei einer Aufgabe erreicht hat, vergisst man alles um sich herum. Zeit wird belanglos, Arbeitsschritte laufen wie von selbst. Manchmal hat man das Gefühl, sich selbst dabei zusehen zu können, wie man die Dinge Schlag auf Schlag erledigt bekommt. “Erwacht” man aus diesem Zustand, scheint die Zeit stehengeblieben zu sein, während man zwei Mahlzeiten verpasst hat.

Der Flow-Zustand ist der Himmel für jeden, der produktiv arbeiten will. Allerdings ist er sehr anspruchsvoll. Um in den Arbeitsfluss zu gelangen, muss der Kopf völlig frei von ablenkenden Gedanken sein. In einer Arbeitswelt, die von Multitasking, tausend Projekten gleichzeitig und ständigen Unterbrechungen geprägt ist, lassen sich diese Voraussetzungen kaum erfüllen.

An dieser Stelle setzt “Getting Things Done” (kurz: GTD) von David Allen an, ein Selbstorganisationssystem, das helfen soll, all die Gedanken, die im Kopf herumschwirren, in einem verlässliches System außerhalb unseres Kopfes festzuhalten, so dass der frei und bereit für den Flow-Zustand ist.

GTD: Hype und falsche Erwartungen

Das Kürzel GTD ist aus der Produktivitätsszene nicht mehr wegzudenken. Insbesondere bei Computer- und Webarbeitern erfreut sich das System ungemeiner Beliebtheit. Zahlreiche Blogs beschäftigen sich mit GTD, und die Applikationen, die allein 2007 bisher gelauncht wurden, um einem bei der Implementierung des Systems zu helfen, lassen sich kaum noch an zwei Händen abzählen.

Begriffe wie “Mind Sweep”, “43 Folders” und “Weekly Review” gehören inzwischen zum Standardrepertoire. Auf dem Barcamp in Berlin im letzten Jahr war die Einführungssession zu GTD überraschend gut besucht, obwohl sie wenig mit Web 2.0 oder Social Networks zu tun hatte. Man erwartete, dass GTD irgendein Wundersystem ist, dass einem wie von Zauberhand automatisch die Arbeit erledigt. Manch einer war dann enttäuscht, als er feststellen musste, dass er immernoch alle Arbeit selbst erledigen muss – und dass mit dem System auch noch zusätzliche Arbeit dazu kommt.

Auch erwarten viele irgendwelche abgefahrenen Konzepte wie bei anderen Selbsthilfesystemen und sind dann überrascht, weil GTD aus vielen kleinen, sehr einfachen und logischen Tricks und Hacks besteht, von denen man in der Regel einige sogar von ganz allein schon anwendet.

Aber genau das ist der Vorteil und macht GTD so beliebt. Kein immenser Aufwand und kein esoterischer Quatsch. Jeder kann sich aus GTD die Tricks rausholen, die für seine Situation passen und relativ leicht und schnell umsetzen.

Für wen ist GTD?

GTD richtet sich als Selbstorganisationssystem insbesondere an Wissensarbeiter, also Menschen, deren vorwiegendes Arbeitsmaterial Wissen und Informationen sind, und deren hauptsächliches Arbeitsmittel ihr Kopf ist. Im Gegensatz zu einem Fließband kann der Wissensarbeiter seinen Kopf am Ende des Arbeitstags nicht einfach ausstellen. Gedanken und Ideen halten sich nicht an Arbeitszeiten.

Um GTD erfolgreich einzusetzen ist es ebenfalls von großem Vorteil, wenn man sich seine Zeit weitgehend frei einteilen kann oder selbst entscheidet, wann man an was arbeitet. Je selbstständiger man arbeitet, umso weitgehender kann man die GTD-Prinzipien umsetzen; was aber nicht heißt, dass GTD nur etwas für den kreativen Freiberufler ist.

GTD bei imgriff.com

Für imgriffcom als Produktivitätsblog spielt GTD natürlich eine große Rolle. Bevor wir deshalb in den GTD-Alltag mit Tools, Tricks und Hacks einsteigen, wollen wir in den nächsten Wochen zuerst die Grundlagen durchgehen, um die fundamentalen Begriffe und Konzepte zu erklären. Dabei werden wir die Theorie Stück für Stück erläutern und sie direkt mit unseren praktischen Erfahrungen koppeln, um jedem einen schnellen Einstieg zu ermöglichen.

Das Buch

Trotzdem empfehlen Euch, das GTD-Buch selbst zu lesen, weil wir die Grundlagen niemals so ausführlich darstellen können wie David Allen selbst. Wir raten jedem mit grundlegenden Englischkenntnissen, sich die Originalversion des Buches zu besorgen, da die deutsche Version eklatante Übersetzungsfehler enthält. Wir werden allerdings hier auf die Fehler hinweisen, so dass auch die Leser der deutschen Version keine Probleme bei der Implementierung haben sollten.

GTD implementieren

Allerdings ist das Lesen des Buches der leichte Part. Komplexer ist die Implementierung des Systems, da bei jedem die Situation, das Umfeld und die Umstände verschieden sind. Deswegen werden wir immer wieder Ideen vorstellen, wie andere “GTDler” Dinge umgesetzt haben. Trotzdem sei darauf hingewiesen, dass die Implementierung ein fortlaufender Prozess ist, der seine Hochs und Tiefs kennt.

Dabei bestehen zwei Gefahren. Zum einen kann man sich so sehr in die Implementierung hineinsteigern, dass man dabei die eigentliche Arbeit vergisst. Gerade in der Produktivitätsszene ist dies ein häufig vorkommendes Problem. Zum anderen braucht man in der Regel gerade zu Beginn mehrere Anläufe, bevor die GTD-Konzepte zur Gewohnheit werden. Selbst David Allen gab neulich zu, dass er auch immer noch Probleme hat, jedes Detail seines Systems jederzeit umzusetzen. Die Lösung ist, einfach wieder einzusteigen.

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3 Kommentare

  1. Ich fände einen SMS Service nützlich, z.B. mit täglichen SMS, die einen an nützliche Tipps zum Zeitmanagement erinnern. Gibt es sowas?
    Pascal

  2. » Meier: Ich kenne keinen solchen SMS-Dienst. Einfach jeden Tag imgriff.com lesen :)

  3. Das Problem mit Büchern und Tools zum Thema “Zeitmanagement” ist doch: die Menschen ohne Zeitprobleme wenden die Tools einfach an. Die Menschen mit Zeitproblemen kennen zwar auch die Tools – wenden sie aber nicht an!

    Warum ist das so?
    Über die psychologischen Hintergründe dabei habe ich einen Blogbeitrag geschrieben, der vielleicht dazu interessant ist:
    http://tinyurl.com/

    [Edit: Ich denke, das war jetzt genug Eigenwerbung; alle Links entfernt, F.S.]

24 Pingbacks

  1. [...] Teil 1: Die Einleitung [...]

  2. [...] Getting Things Done ? Die Grundlagenserie [...]

  3. [...] Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie. Willst du lieber zum Anfang? [...]

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  6. [...] der Struktierung meiner Arbeit setzte ich Stück für Stück die Methoden von Getting Things done um. Für eine bisher sehr umständliche Aufgabe, der Wiedervorlage von Papier habe ich eine [...]

  7. [...] nicht gleich mit der Lektüre von Allens Buch beginnen möchte, findet bei imgriff.com eine schöne Grundlagenserie zum Thema. Sowohl Grundlagen und Hintergründe als auch Umsetzungshilfen werden dabei anschaulich [...]

  8. [...] fragt, was sich hinter dem ominösen und oftmals erwähnten GTD eigentlich verbirgt, sollte mal bei imgriff.com vorbeischauen. Dort gibt es neben einer Einführung auch weiterführunde [...]

  9. [...] Mai startete die Grundlagenserie zu “Getting Things Done”, die uns sogar ins Radio brachte – auf dieser Übersichtsseite haben wir alle bisher [...]

  10. [...] Diese Woche gibt es einen Artikel über eine Produktivitätsmethode (GTD) aus meinem alten Blog (in englisch). Eine gute Einführung über GTD gibt es auf imgriff.com. [...]

  11. [...] Zum Launch von DZT gibt es einen Artikel über eine Produktivitätsmethode (GTD) aus meinem alten Blog (auf englisch). Eine gute Einführung über GTD gibt es auf imgriff.com. [...]

  12. [...] das bietet, was man erwartet. Es gibt keine Killer-Features. Things lehnt sich an Getting Things Done an, lässt aber genug Freiheiten, falls man GTD nicht kennt oder nicht umsetzen [...]

  13. [...] seines Pimp-My-Brain-Podcasts spricht Alexander Wunschel mit dem Blogger Oliver Gassner über «Getting Things Done» – eine recht gelungen geplauderte Einführung in diese [...]

  14. [...] Du mit GTD arbeitest, hast Du auf jeder Kontextliste viele Aufgaben, von denen Du einige in kurzer Zeit [...]

  15. [...] Mehr über Getting Things Done auf imgriff.com: Gettings Things Done: Die Grundlagenserie [...]

  16. [...] mit ausgereifter und freier Software – und die Möglichkeit, ein Task Management nach der Getting Things Done-Methodik von David Allen abzubilden. Das waren die Anforderungen von Andreas an sein Tool. Content [...]

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  21. […] Weg zu mir gefunden hat – meiner wöchentlichen Durchsicht. David Allen nennt es in seinem GTD – Konzept den „weekly review“. Ich hatte anderer Stelle je schon beschrieben (klick  mal hier…….!) , […]

  22. […] zu behalten, besteht darin, sogenannte Kontexte einzuführen. David Allen macht diesen Vorschlag in “Getting Things Done”. Das klingt etwas hochtrabend, ist aber einfach eine Unterteilung oder Unterüberschriften der […]

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