Während Du das hier liest, was geht Dir durch den Kopf? Fällt Dir mitten im Absatz ein, dass Du dem Nachbarn noch den Grill zurückgeben musst? Kannst Du Dich voll auf diesen Artikel konzentrieren, auf das, was Du gerade machst, oder schwirren Dir ständig tausend Sachen im Kopf herum, die Du nicht vergessen darfst?

Wenn einen das Unterbewusstsein ständig an tausend Dinge erinnert, während man versucht, sich auf eine Sache zu konzentrieren, verursacht das Stress und stört die Produktivität, die man gerade so dringend bräuchte. Man sitzt vor einer Aufgabe und fragt sich, ob es nicht gerade noch etwas wichtigeres zu tun gäbe.

Das Gegenteil davon ist der sogenannte Flow-Zustand, das Gefühl, “im Fluss” zu sein. Wenn man dieses Stadium bei einer Aufgabe erreicht hat, vergisst man alles um sich herum. Zeit wird belanglos, Arbeitsschritte laufen wie von selbst. Manchmal hat man das Gefühl, sich selbst dabei zusehen zu können, wie man die Dinge Schlag auf Schlag erledigt bekommt. “Erwacht” man aus diesem Zustand, scheint die Zeit stehengeblieben zu sein, während man zwei Mahlzeiten verpasst hat.

Der Flow-Zustand ist der Himmel für jeden, der produktiv arbeiten will. Allerdings ist er sehr anspruchsvoll. Um in den Arbeitsfluss zu gelangen, muss der Kopf völlig frei von ablenkenden Gedanken sein. In einer Arbeitswelt, die von Multitasking, tausend Projekten gleichzeitig und ständigen Unterbrechungen geprägt ist, lassen sich diese Voraussetzungen kaum erfüllen.

An dieser Stelle setzt “Getting Things Done” (kurz: GTD) von David Allen an, ein Selbstorganisationssystem, das helfen soll, all die Gedanken, die im Kopf herumschwirren, in einem verlässliches System außerhalb unseres Kopfes festzuhalten, so dass der frei und bereit für den Flow-Zustand ist.

GTD: Hype und falsche Erwartungen

Das Kürzel GTD ist aus der Produktivitätsszene nicht mehr wegzudenken. Insbesondere bei Computer- und Webarbeitern erfreut sich das System ungemeiner Beliebtheit. Zahlreiche Blogs beschäftigen sich mit GTD, und die Applikationen, die allein 2007 bisher gelauncht wurden, um einem bei der Implementierung des Systems zu helfen, lassen sich kaum noch an zwei Händen abzählen.

Begriffe wie “Mind Sweep”, “43 Folders” und “Weekly Review” gehören inzwischen zum Standardrepertoire. Auf dem Barcamp in Berlin im letzten Jahr war die Einführungssession zu GTD überraschend gut besucht, obwohl sie wenig mit Web 2.0 oder Social Networks zu tun hatte. Man erwartete, dass GTD irgendein Wundersystem ist, dass einem wie von Zauberhand automatisch die Arbeit erledigt. Manch einer war dann enttäuscht, als er feststellen musste, dass er immernoch alle Arbeit selbst erledigen muss – und dass mit dem System auch noch zusätzliche Arbeit dazu kommt.

Auch erwarten viele irgendwelche abgefahrenen Konzepte wie bei anderen Selbsthilfesystemen und sind dann überrascht, weil GTD aus vielen kleinen, sehr einfachen und logischen Tricks und Hacks besteht, von denen man in der Regel einige sogar von ganz allein schon anwendet.

Aber genau das ist der Vorteil und macht GTD so beliebt. Kein immenser Aufwand und kein esoterischer Quatsch. Jeder kann sich aus GTD die Tricks rausholen, die für seine Situation passen und relativ leicht und schnell umsetzen.

Für wen ist GTD?

GTD richtet sich als Selbstorganisationssystem insbesondere an Wissensarbeiter, also Menschen, deren vorwiegendes Arbeitsmaterial Wissen und Informationen sind, und deren hauptsächliches Arbeitsmittel ihr Kopf ist. Im Gegensatz zu einem Fließband kann der Wissensarbeiter seinen Kopf am Ende des Arbeitstags nicht einfach ausstellen. Gedanken und Ideen halten sich nicht an Arbeitszeiten.

Um GTD erfolgreich einzusetzen ist es ebenfalls von großem Vorteil, wenn man sich seine Zeit weitgehend frei einteilen kann oder selbst entscheidet, wann man an was arbeitet. Je selbstständiger man arbeitet, umso weitgehender kann man die GTD-Prinzipien umsetzen; was aber nicht heißt, dass GTD nur etwas für den kreativen Freiberufler ist.

GTD bei imgriff.com

Für imgriffcom als Produktivitätsblog spielt GTD natürlich eine große Rolle. Bevor wir deshalb in den GTD-Alltag mit Tools, Tricks und Hacks einsteigen, wollen wir in den nächsten Wochen zuerst die Grundlagen durchgehen, um die fundamentalen Begriffe und Konzepte zu erklären. Dabei werden wir die Theorie Stück für Stück erläutern und sie direkt mit unseren praktischen Erfahrungen koppeln, um jedem einen schnellen Einstieg zu ermöglichen.

Das Buch

Trotzdem empfehlen Euch, das GTD-Buch selbst zu lesen, weil wir die Grundlagen niemals so ausführlich darstellen können wie David Allen selbst. Wir raten jedem mit grundlegenden Englischkenntnissen, sich die Originalversion des Buches zu besorgen, da die deutsche Version eklatante Übersetzungsfehler enthält. Wir werden allerdings hier auf die Fehler hinweisen, so dass auch die Leser der deutschen Version keine Probleme bei der Implementierung haben sollten.

GTD implementieren

Allerdings ist das Lesen des Buches der leichte Part. Komplexer ist die Implementierung des Systems, da bei jedem die Situation, das Umfeld und die Umstände verschieden sind. Deswegen werden wir immer wieder Ideen vorstellen, wie andere “GTDler” Dinge umgesetzt haben. Trotzdem sei darauf hingewiesen, dass die Implementierung ein fortlaufender Prozess ist, der seine Hochs und Tiefs kennt.

Dabei bestehen zwei Gefahren. Zum einen kann man sich so sehr in die Implementierung hineinsteigern, dass man dabei die eigentliche Arbeit vergisst. Gerade in der Produktivitätsszene ist dies ein häufig vorkommendes Problem. Zum anderen braucht man in der Regel gerade zu Beginn mehrere Anläufe, bevor die GTD-Konzepte zur Gewohnheit werden. Selbst David Allen gab neulich zu, dass er auch immer noch Probleme hat, jedes Detail seines Systems jederzeit umzusetzen. Die Lösung ist, einfach wieder einzusteigen.

Links

• Die offizielle GTD-Webseite
• GTD in einer Nußschale – Zusammenfassung der Grundkonzepte
• Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity – Das Buch im Original (englisch) bei amazon.de
• Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag. – Die deutsche Ãœbersetzung bei amazon.de