Instant Messenger:
Tipps zur unterbrechungsfreien Kommunikation

Im virtuellen Büro haben Instant Messenger (Chatprogramme wie AIM, ICQ oder iChat) inzwischen E-Mail und Telefon als primäre Kommunikationsmittel abgelöst. Das löst alte Probleme, kann aber auch neue schaffen.

Instant Messenger sind nicht so direkt wie ein Anruf, der andere kann langsamer reagieren. Sie sind aber direkter als E-Mails, weil in der Regel der Austausch in kurzen Nachrichten läuft, die schnell hin und her gehen. Nichtsdestotrotz erfordern Instant Messenger einen sehr bewussten und überlegten Umgang, da sie zu penetranten Produktivitätskillern werden können.

Webworker sehen sich immer mehr mit diesem Dilemma konfrontiert. Gina Trapani schreibt bei Lifehacker, dass sie lange gar keine Instant Messenger benutzt hat, weil sie die Unterbrechungen ständig aus dem Arbeitsfluss gebracht haben. Im letzten Monat hat sie es wieder neu probiert und dabei einige Prinzipien entwickelt, die ihr helfen sollen, die direkte Kommunikation mit der Produktivität zu verbinden.

  • Erlaube nur deinen Kontakten (Buddies) in der Kontaktliste, Dir Nachrichten zu schicken. Für Gina stellen die unerwarteten Nachrichten von einem Unbekannten die nervigsten Unterbrechungen dar. Deshalb hat sie ihren Instant Messenger so eingestellt, dass nur die Leute ihr Nachrichten schicken können, die sie als Kontakt auf ihrer Liste hat. So gut wie jeder Instant Messenger bringt diese Funktion in seinen Einstellungen mit.
  • Benutze die Status-Nachrichten. Ich sehe es immer wieder bei Freunden, die ihren Status konstant auf ‘Away’ setzen, damit man sie nur anchattet, wenn es wirklich wichtig ist. Meine Erfahrung zeigt aber, dass andere irgendwann anfangen, den ‘Away’-Status zu ignorieren und einen anchatten, wann immer sie wollen. Auch Gina ist der Meinung, dass ein aktiver Gebrauch der Status-Nachrichten deutlich effektiver ist. Für sie haben sich folgende Nachrichten im Einsatz bewährt: ‘weg vom Schreibtisch’, ‘beim Essen’, ‘am Telefon’, ‘im Meeting’ und ‘beschäftigt – bitte per E-Mail’.
  • Bleib unsichtbar. Viele Instant Messenger bringen die Möglichkeit mit, sich unsichtbar zu machen. Das heißt: Man kann sehen, wer online ist, die anderen sehen einen selbst aber als offline. Das ist besonders nützlich, wenn man seinen Instant Messenger starten muss, um jemanden schnell was zu fragen, ohne aber gleich von zehn anderen angechattet zu werden.

Folgende Tipps möchte ich aus eigener Erfahrung hinzufügen:

  • Instant Messenger lassen sich ausschalten. Auch wenn manche Kommunikationsjunkies das kaum wahrhaben mögen, aber man kann den Instant Messenger einfach beenden, um komplett ungestört zu arbeiten. Ich schalte sowohl E-Mail-Programm als auch Instant Messenger immer erst später am Vormittag oder nach dem Mittagessen ein, um in meiner Hauptproduktivitätsphase ungestört arbeiten zu können.
  • Benachrichtigungston ausschalten. Auch das mag für Chatfanatiker ein Frevel sein, aber es gibt keine Regel, die besagt, dass man sofort auf jede eingehende Nachricht reagieren muss. Wer sofort eine Antwort braucht, ruft an. Deswegen habe ich bei meinen Instant Messengern den Ton ausgestellt, der mich über eine eingehende Nachricht informiert. Im Hintergrund poppt zwar das Chatfenster auf, aber ohne Ton lenkt mich das nicht wirklich von dem Vorgang ab, an dem ich gerade dran bin. Habe ich den Vorgang beendet, schaue ich, was sich getan hat, und beantworte die Nachricht.

Wie sieht euer Umgang mit dem Kommunikationsmittel Instant Messenger aus?

 

5 Kommentare

  1. Kein Ton, unsichtbar.

    Wer etwas will, kann mir eine Nachricht schicken ? ich merke das allerdings erst beim nächsten Blick auf das Dock, dort ist dann eine kleine Zahl mit den ungelesenen IMs auf dem Skype- oder iChatsymbol, genau wie bei Mail oder NetNewsWire für e-Mails und Ungelesenes in meinen Feeds.

    Wenn eine e-Mail kommt, die Diskussion erfordert, wird nicht geantwortet, sondern auf IM bzw. Telephon gesetzt ? wenn man der Übersichtlichkeit halber das IM-Protokoll als Antwort auf die Mail festhalten möchte, hilft einem Copy & Paste bzw. besser noch eine kleine Zusammenfassung der Chat-Ergebnisse.

    So kann man die Vorteile des mehr oder weniger direkten Gesprächs mit denen von e-Mail kombinieren und die Unterhaltung übersichtlich archivieren.

  2. Sehr bewusster Umgang mit den Präsenz-Stati. Unsichtbar-Modus (mit sehr wenigen Ausnahmen) als Default beim Starten. Kein Benachrichtigungston.

    Vielleicht noch ein weiterer Tipp:

    Die Anzahl der IM-Clients reduzieren, so weit wie möglich. Denn nur dann ist das anpassen des Status einfach. Und nur wenn es einfach ist, dann macht man es auch.

    Also besser einen Multi-Protokoll-Client wie Gaim (mein Favorit), Miranda, Trillian). Wenn man Skype nur zu Chatten nutzt, dann sollte der Multi-Protokoll-Messenger auch Skype unterstützen.

    Und die Frage, ob IM immer gleich beim Booten mit gestartet und angemeldet werden muß, die kann man ja durchaus stellen. Meine Erfahrung: Erst die wichtigen Dinge erledigen, dann IM anstellen (bzw. auf sichtbar stellen).

  3. … oder einfach kein IM verwenden? Wär doch am einfachsten und am produktivsten.

  4. Ohne Ton, gegebenenfalls im Beschäftigt-Modus und wenn’s wirklich brennt, dann ganz aus. Fühlt sich zwar zunächst ein bisschen seltsam an, aber das verspielt sich und bringt am Ende des Tages meist ein großes Aha-Erlebnis, was man nicht alles geschafft hat. Nur unsichtbar funktioniert meiner Erfahrung nach eher schlecht, weil ich früher oder später – inkonsequent, wie ich halt so bin – doch mal kurz schaue, wer online ist. Und wo ich doch schon dabei bin…grüß dich, schön, dich zu “sehen”…och, viel zu tun und bei dir so?

  5. Wichtigste Grundregel: Erziehe Deine Gesprächspartner!

    Keine Angst vor Kritik, wenn unnötig palavert wird (jedenfalls dann, wenn ich “away” bin); keine Angst vor Prägnanz und Verzicht auf Floskeln wie Grüsse und dergleichen. Jedenfalls mit jenen Leuten, die ich täglich online “sehe”.

    Mehr dazu hier

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  1. [...] Instant Messenger ? Tipps zur unterbrechungsfreien KommunikationWie kann man iChat, ICQ und Co einsetzen, ohne ständig abgelenkt zu werden? [...]

  2. [...] verlockt andererseits zum zeitfressenden Chatten. Wir haben hier bereits darüber geschrieben, wie man Instant Messenger sinnvoll einsetzen kann, weitere gute Tipps zum Thema hat gerade Webworkerdaily.com [...]

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