Ich gehe davon aus, dass jeder, der diesen Artikel liest, mehr oder weniger in seinem E-Mail-Programm lebt. Für die meisten Webworker (Menschen, die hauptsächlich im Internet arbeiten) ist das E-Mail-Programm das zentrale Arbeitswerkzeug. Dort findet 90% ihrer Kommunikation statt und dort sammeln sie ihre To-Dos. Apples eigenes E-Mail-Programm bringt einige Hilfsmittel mit, die den E-Mail-Alltag erleichtern sollen. In diesem Artikel geht es um die intelligenten Postfächer, die sogenannten ?Smart Mailboxes? in Apples Mail.

Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um in Mail Nachrichten zu sortieren und wiederzufinden. Eine beliebte Möglichkeit ist die, sich Ordner für verschiedene Themen, Projekte und Personen anzulegen und jede neue Nachricht in den entsprechenden Ordner zu verschieben.
Der Nachteil ist, dass manche Nachrichten gleichzeitig in mehrere Ordner passen können. Außerdem ist das Verschieben in die verschiedenen Ordner mühsam und verlangsamt den Prozess der Bearbeitung. Hier setzen die intelligenten Postfächer an, die die Ordner automatisch nach bestimmten Kriterien befüllen, ohne die eigentliche Nachricht von ihrem Ursprungsort zu verschieben.

Intelligente Postfächer funktionieren ganz ähnlich wie die Playlisten in iTunes. Sie stellen eine Liste mit Verweisen auf die Originalnachricht zusammen. Sie werden wie normale Ordner behandelt, holen sich aber selbstständig die passenden Inhalte.
Intelligente Postfächer richtet man am einfachsten über das Zahnrad-Symbol unter der Ordnerliste ein. Durch ein Klick auf den Menüpunkt ?Neues intelligentes Postfach? öffnet sich ein Fenster, in dem man die Kriterien für das intelligente Postfach einrichten und dem Postfach einen Namen geben kann.

Nachfolgend einige Beispiele aus meinem E-Mail-Workflow, die dazu ermutigen sollen, selbst die Möglichkeiten von intelligenten Postfächern auszuprobieren und für die eigene Arbeitsweise anzupassen:

Bei mir wandern alle E-Mails, die ich nicht lösche oder als Spam markiere, in einen Archiv-Ordner auf meinem IMAP-Server. Dazu benutze ich eine Tastenkombination, die ich mit der Hilfe des Plugins Mail Act-On eingerichtet habe (mehr dazu ein andermal). So kann ich sehr schnell meinen Eingangsordner durcharbeiten. Die Sortierung der Mails übernehmen die intelligenten Postfächer.

Kunden

Ich habe für alle Kunden, mit denen aktuell ein Projekt läuft, ein intelligentes Postfach eingerichtet. Das hier ist das Postfach für meine blogwerk-Kommunikation:

Es enthält alle Nachrichten, die in der Absender-E-Mail-Adresse ?blogwerk.com? enthalten. Sollte jemand aus dem blogwerk-Umfeld keine blogwerk.com-E-Mail-Adresse benutzen, kann ich seine E-Mail-Adresse als ein weiteres Kriterium hinzufügen. Wichtig ist dabei, dass ich dann angebe, dass immer nur ein Kriterium erfüllt sein muss, damit die E-Mail in dem intelligenten Postfach angezeigt wird.

Mail macht die Arbeit bei der Einrichtung von intelligenten Postfächern noch einfacher, indem es direkt die Werte der aktuell ausgewählten E-Mail direkt bei den entsprechenden Kriterien anzeigt.

Alle meine Postfächer für die aktuellen Kunden habe ich in einem Ordner für intelligente Postfächer zusammengefasst, was die Übersicht verbessert. Den Ordner habe ich über den Menüpunkt ?Postfach? und ?Neuer Ordner für intelligente Postfächer? eingerichtet.

Antworten

Wenn ich meinen Eingangsordner durchgehe markiere ich alle E-Mails, die ich beantworten will, mit der Tastenkombination Shift+Apfel+L und verschiebe sie danach in den Archiv-Ordner. Wenn ich dann meine E-Mails beantworten will, benutze ich folgendes intelligentes Postfach.

Das Postfach macht nichts anderes als mir alle markierten E-Mails anzuzeigen. Nachdem ich eine E-Mail beantwortet habe hebe ich die Markierung auf und sie verschwindet aus dem Postfach.

Mehr zu intelligenten Postfächern:

• * Demovideo bei Apple
• * Weitere Ideen für intelligente Postfächer bei 43folders