Scheuklappen
Eben habe ich via Nico Lumma einen Artikel aus der New York Times von gestern gefunden, in dem es um Multitasking geht – besser gesagt: Darum, dass man langsam und unproduktiv dadurch wird. Das haben ein paar neue Studien herausgefunden. Nun kann es an sich niemandem neu sein, dass man bei gleichzeitigem Telefonieren, Mitschreiben und E-Mail-Lesen, beim Bloggen neben dem laufenden Fernseher oder beim Herumlurchen im StudiVZ während der Vorlesung schnell an seine Grenzen kommt. Aber es ist ja immer wieder schön, wenn die Wissenschaft die eigenen Erfahrungen bestätigt. Ein Beispiel: Eine Untersuchung bei Microsoft-Mitarbeitern zeigte, dass diese nach einer Ablenkung (durch eine E-Mail oder ähnliches) im Schnitt 15 Minuten brauchen, bis sie wieder konzentriert an einer anspruchsvollen Aufgabe arbeiten.
Der Rat der in der New York Times zitierten Experten:
Check e-mail messages once an hour, at most.
Harter Tobak, schluckt da der Online-Arbeiter. Aber natürlich haben sie eigentlich recht, die Experten. Ich habe mir in den letzten Wochen eine Art Drei-Stufen-System gebaut. Je nach Lage der Nation, sprich: Länge der To-Do-List, rufe ich meine E-Mails, wenn ich vor dem Rechner sitze,
- * alle fünf Minuten
- * alle 15 Minuten
- * oder alle 60 Minuten ab.
Die Fünf-Minuten-Frequenz stelle ich nur ein, wenn ich auf Mails warte, die rasch beantwortet werden müssen. Im 60-Minuten-Rhythmus allerdings werde ich schon mal nervös. Beinah fundamentalistisch ist es ja, das Mailprogramm einfach zu schließen und mehrere Stunden nicht zu öffnen, obwohl man nebenan an einem Textdokument arbeitet. Aber das behalte ich mir für Extremsituationen vor – Hausarbeiten für die Uni, Bestseller kurz vor dem Drucktermin und so. Am besten fahre ich mit der Viertelstunde, das scheint die Zeitdauer zu sein, in der ich den Posteingang vergesse und dann auch mal erst nach 30, 40, 50 Minuten reinschaue (das elende “Ping” bei neuen Mails habe ich dafür vor einiger Zeit abgestellt).
Wie handhabt Ihr das? Immer auf Empfang oder habt Ihr ähnliche Scheuklappentricks?
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Keine fixe Abstufung, situationsorientiert. Dafür alles abgeschaltet, was nach E-Mail-Benachrichtigung aussieht. Die Welt geht nur äusserst selten unter, wenn eine Mail mal zwei Stunden unbeantwortet bleibt.
Mindestens so herausfordernd wie E-Mail: Feedreader.
Zu den Unterbrechungen habe ich bei mir vor einiger Zeit mal eine Grafik ins Blog gestellt. Zeigt ganz schön, dass es eine ziemlich schlechte Idee ist, sich durch eingehende Mails stören zu lassen…
Ich hab den Gmail-Manager installiert, auch wenn ich mir nicht sicher bin, ob das die beste Lösung ist. Es funktioniert jedenfalls ohne Ping, sondern zeigt einfach die Anzahl der neuen Mails an. Fährt man mit der Maus über die Zahl, zeigen sich die Absender, der Titel des Mails und, wenn es Platz hat, der erste Satz. Wenn sich genügend (interessante) Mails angesammelt haben, öffne ich dann jeweils das Postfach.
Ich persönlich versuche die Ablenkung am Arbeitsplatz zu minimieren, auch wenn sich das relativ schwierig gestaltet.
Zum Thema Benachrichtigungen: Windows-Töne sind bei mir seit längerem Komplett verbannt worden. Der Rechner hat zu schweigen.
E-Mail ist bei mir auch situationsorientiert, grösstenteils für externe Kontakte, Intern verfügen wir über IM (Instant Messaging), welches die Kommunikation im Team verkürzt, und E-Mail teilweise ablöst. Sinnvoll eingesetzt bringt IM nicht unbedingt Ablenkung sondern auch eine Arbeitserleichterung.
E-Mails checke und beantworte ich 3 – 4 mal pro Stunde. Wenn ich nicht abgelenkt werden will, dann schliesse ich Outlook ganz.
Ich freue mich auch immer, wenn eine E-Mailanfragen von mir schnell beantwortet werden. Gerade im Supportbereich erwarte ich kurze Antwortzeiten und wenn ich merke, dass eine Firma auch in die Schnelligkeit investiert, dann ist das ein grosser Pluspunkt.
Ich überprüfe meine E-Mails i.d.R. nur einmal Morgens, wenn ich mit der Arbeit anfange und einmal Nachmittags/Abends, bevor ich mit der Arbei aufhöre. Von dieser Regel weiche ich nur ab, wenn ich auf etwas Bestimmtes warte.
Dies führt natürlich dazu, daß es auch einmal 12 Stunden dauert, bis eine Mail beantwortet ist – dafür gibt es aber keine Ablenkung zwischendurch, die mich bei der eigentlichen Arbei abhält und das beantworten der Mails kann so auch sehr konzentriert erfolgen, so daß letzten Endes alles etwas davon haben :-)