Natürlich bin ich gefragt worden, wie denn das Plugin für Outlook heisst, das ich in meinem Willkommenspost erwähnt hatte, das einen warnt, wenn man im Text das Wort “Attachment”, “Anhang”, “angehängt” oder ähnliches geschrieben hatte, aber beim Senden kein Attachment angehängt ist.

(Dabei hatte ich das eher als Beispiel für etwas Exotisches gesehen. Andererseits habe ich eben mal meine Mails der letzten beiden Jahre - ein- und ausgehend - nach “Anhang vergessen” oder “Attachment vergessen” durchsucht und immerhin 38 Treffer bekommen; dabei gibt sicher noch viele andere Schreibweisen, viele Malschreiber, ich auch, tarnen den Fehler mit Humor und schreiben hinterer: “Und hier ist nun auch der versprochene Anhang.” Das Tool mag etwas exotisch sein, das Problem ist es offenbar nicht. Zugegeben ist auch der angerichtete Schaden meist eher gering.)

Gern hätte ich es mal ausprobiert, aber es bringt nichts, weil ich Outlook nicht regelmässig nutze, und ein Tool gegen das Vergessen kann man schlecht mit absichtlichem Vergessen testen.

Das Programm heisst “Bells & Whistles for Outlook” von DS Development. Es macht nicht nur das, sondern die Featureliste umfasst 12 Punkte, von denen ich eigentlich bei den meisten dachte, das mache Outlook sowieso schon. Am meisten bringen könnten vielleicht die automatischen Textbausteine, wobei dort natürlich wieder das Problem ist, dass alle Vorlagen auf Englisch sind.

Es scheint so konfigurierbar, dass alles auch auf Deutsch funktioniert, aber das muss man eben für die Textbausteine auch erst mal machen.

Nur beim erwähnten Fall “Missing Attachment Alert” sollte es einfach gehen, siehe Screenshot links: Die Wörter “Anhang”, “Anlage”, “angehängt” und “Datei” sind schnell hinzugefügt.

Für Leute, die richtig viele Mails bekommen und tracken müssen, könnte sich die Funktion “Auto-number replies per subject” lohnen, mit der man offenbar auf simple Art automatische Trackingnummern einrichten kann, wie man sie von professionellen E-Mail-Response-Management-Tools kennt (oft bei E-Mail-Support als Ticket# eingesetzt):

“The subject of an email reply will be automatically formatted like this: “RE: [#100006] [X] Subject text”, where [#100006] is the unique tracking ID of each message thread, while [X] is the reply number per unique subject.”

Bells & Whistles kann als 20-Tage-Testversion gratis heruntergeladen werden; danach kostet es $29.95. Die Firma bietet sieben verschiedene Tools an, die alle zwischen $19.95 und $39.95 kosten. Kann sein, dass noch Perlen in den anderen Programmen versteckt sind, aber insgesamt wirkt das ganze auf mich etwas unübersichtlich.

Wenn jemand es ausprobiert, nützlich findet und uns in 20 Tagen einen guten Testbericht schickt, und würden wir ihn im Veröffentlichungsfall mit $29.95 honorieren. :-)

(Quelle: Buch “Lifehacker” von Gina Trapani, Hack 43: “Craft effective messages”.)